いくら頑張っても認められなかった20～30代を過ごした凡人の自分が、どのように42歳で上場企業の部長になったのか、年収1000万を目指すビジネスパーソンに向けて、等身大の経験と知恵を発信したいと思います。
凡人の戦略＜報連相＞
「事実」と「意見」を分ける
「報連相」という言葉、ビジネスシーンではよく耳にする言葉ですよね。でも、いざ実践しようとすると、「何をどう伝えればいいの？」と悩んでしまう人も多いのではないでしょうか。
今回は、「報連相」について、より深く掘り下げていきましょう。特に、「事実」と「意見」を分けることの重要性や、効果的な報連相の仕方など、具体的な事例を交えて解説していきます。
報連相はなぜ必要なの？
報連相は、仕事を進める上で欠かせないコミュニケーションの基礎です。
- 情報共有: チーム全体で情報を共有することで、業務の円滑化につながります。
- 問題の早期発見: 問題が発生した場合、早期に共有することで、大きなトラブルに発展するのを防ぎます。
- 信頼関係構築: 正確な情報を伝えることで、上司や同僚との信頼関係を築くことができます。
「事実」と「意見」を分けることの重要性
報連相をする上で最も大切なことは、「事実」と「意見」をしっかりと分けることです。
- 事実: 実際に起きたこと、客観的なデータなど、誰が見ても同じように捉えられる情報。
- 意見: 事実に対して個人的な解釈や判断を加えたもの。
なぜ、事実と意見を分けることが重要なのでしょうか？それは、事実と意見が混ざってしまうと、相手が何を伝えたいのかが曖昧になり、誤解が生じる可能性が高まるからです。
「空・雨・傘」で考える
「事実」と「意見」を分かりやすく説明するために、「空・雨・傘」という例え話をしてみましょう。
- 空: 空が曇っている（事実）
- 雨: 雨が降りそうだ（意見）
- 傘: 傘を持っていこう（行動）
この例のように、事実を基に意見を述べ、具体的な行動に繋げるのが理想的な報連相です。
なぜ「意見」が多くなってしまうのか？
よく見せたいがために、つい「意見」が多くなってしまうことがあります。例えば、「今回のプロジェクトは難しいですが、私のアイデアなら必ず成功できます！」のように、自信満々で話してしまうケースです。
しかし、このような伝え方は、相手を不安にさせたり、反発を招いたりする可能性があります。
効果的な報連相のポイント
- まずは「事実」から伝える: 「昨日、A社から問い合わせがありました」「会議の結果、来週までに企画書を提出することになりました」のように、客観的な事実から伝え始めましょう。
- 「意見」を伝える際は、注釈を入れる: 「私は、この企画は成功する可能性が高いと考えています。なぜなら、〇〇というデータから、〇〇ということが予想されるからです。」のように、自分の意見の根拠を説明しましょう。
- 「行動」まで伝える: 「この件について、来週までに具体的な提案書を作成します」のように、具体的な行動を示すことで、相手に安心感を与えることができます。
報連相をスムーズに行うためのコツ
- 簡潔に伝える: 長文ではなく、簡潔に要点をまとめることが大切です。
- 具体的に伝える: 抽象的な表現ではなく、具体的な数字や事実を用いて説明しましょう。
- 相手の立場に立って考える: 相手が何を聞きたいのか、何を理解したいのかを考え、それに合わせた伝え方をしましょう。
- 定期的に行う: 定期的に報連相を行うことで、情報共有が円滑になり、問題の発生を防ぐことができます。
まとめ
報連相は、単に情報を伝えるだけでなく、相手との信頼関係を築き、仕事を進める上で不可欠なコミュニケーションスキルです。
「事実」と「意見」をしっかりと区別し、相手に分かりやすく伝えることで、より円滑なコミュニケーションが可能になります。
ぜひ、今日から実践して、仕事も人間関係もスムーズにしていきましょう！
今後の展望
このブログでは、今後も「報連相」に関する情報を発信していきます。
読者の皆さんの報連相のスキルアップを応援し、共に成長していきたいと思っています。
もし、この記事が少しでもあなたの心に響いたなら幸いです。
「報連相」、始めてみませんか？
最後に
「報連相」は、あなたの人生を大きく変える可能性を秘めています。
ぜひ、この機会に自分自身に挑戦してみてください。
応援しています！
最後まで読んでいただきまして、ありがとうございました。
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