いくら頑張っても認められなかった20～30代を過ごした凡人の自分が、どのように42歳で上場企業の部長になったのか、年収1000万を目指すビジネスパーソンに向けて、等身大の経験と知恵を発信したいと思います。
凡人の戦略＜会議＞
「良い会議」のススメ
「また会議か…」
そう思ってしまう人も多いのではないでしょうか？会議は、仕事を進める上で欠かせないものですが、ダラダラと長引いたり、結論が出なかったり、生産性が低いと感じることがありますよね。
今回は、「良い会議」と「悪い会議」の違いについて深掘りし、生産性を上げるための会議の改善方法を具体的にご紹介します。
なぜ会議は無駄に長くなってしまうのか？
会議が無駄に長くなってしまう原因は、様々です。
- そもそも集まる必要がない会議: メールやチャットで済むような内容の会議は、時間を無駄にするだけです。
- ゴールが決まっていない会議: 会議の目的が曖昧なため、話が脱線したり、結論が出ないまま終わってしまうことがあります。
- 決まったことを確認しない会議: 会議で決まったことを全員が共有できていないため、後から誤解が生じたり、同じことを何度も話し合ったりする事態に陥ることがあります。
- 偉い人が自分の話ができて楽しいから: 会議を仕切る人が、自分の意見を長々と述べたり、自分の承認欲求を満たすために会議を長引かせてしまうことがあります。
会議を改善するために若手ができること
会議の改善は、一朝一夕にできるものではありません。しかし、若手社員一人ひとりが意識して行動することで、会議の質を大きく向上させることができます。
1. 会議の最後に「決まったこと」を確認する
2. 最初に会議のゴールを確認する
3. ホワイトボードで「議事録」を取る
会議を改善するために若手ができること
1. 会議の最後に「決まったこと」を確認する
会議の最後に、必ず「今日の会議で決まったこと」を全員で確認しましょう。
- 誰が
- いつまでに
- 何をやるのか
- どうやって進めるのか を明確にすることで、後に行動に移す際に迷うことがなくなります。
2. 最初に会議のゴールを確認する
会議が始まる前に、必ず「この会議のゴールは何ですか？」と質問しましょう。
- 具体的な目標を設定することで、会議が脱線するのを防ぎ、効率的に議論を進めることができます。
3. ホワイトボードで「議事録」を取る
議事録は、単に記録を残すだけでなく、会議の進捗状況を可視化し、全員が同じ方向を向いて議論を進めるためのツールです。
- ホワイトボードに議事録を書き込むことで、全員がリアルタイムで情報を共有し、議論を活性化させることができます。
良い会議の特徴
良い会議は、以下の特徴を持ち合わせています。
- 目的が明確: 会議の目的が明確に設定されており、参加者全員が共有している。
- 参加者が限定的: 必要最低限の人数で会議を行う。
- 時間厳守: 時間を守り、だらだらと長引かせない。
- 結論が出る: 会議の最後に必ず結論が出される。
- アクションプランがある: 具体的な行動計画が立てられる。
会議を成功させるためのヒント
- 事前準備: 会議の前に、議題や資料をしっかりと準備しておく。
- 活発な議論: 積極的に意見を出し合い、議論を深める。
- 多様な意見を尊重: 異なった意見も尊重し、建設的な議論を行う。
- 結論をまとめる: 会議の最後に、結論をまとめて共有する。
- フォローアップ: 会議で決まったことを実行に移し、進捗状況を定期的に確認する。
まとめ
会議は、単なる時間つぶしではなく、仕事を進める上で非常に重要なツールです。
会議の質を向上させることで、生産性を高め、チーム全体のモチベーションを高めることができます。
この記事が、あなたの会議をより良いものにするためのヒントになれば幸いです。
今後の展望
このブログでは、今後も「会議」に関する情報を発信していきます。
読者の皆さんの会議がより生産的になるように、様々な角度から情報を提供していきます。
もし、この記事が少しでもあなたの心に響いたなら幸いです。
「会議」、もっと楽しくなりませんか？
最後に
「会議」は、あなたの人生を大きく変える可能性を秘めています。
ぜひ、この機会に自分自身に挑戦してみてください。
応援しています！
最後まで読んでいただきまして、ありがとうございました。
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